Submissie tactiek
Als je onderwerping van leidinggevende en medewerkers aan creativiteit kunt bewerkstelligen, dan kan nieuw beleid zeer snel operationeel worden gemaakt. De Submissie tactiek is een probleem oplossende workshop die leidinggevenden ondersteunt in het maken van jaarplannen.
Combinatie
Christoph Maria Ravesloot heeft de Submissie tactiek ontwikkeld om op een creatieve en ontspannen wijze bottom-up een jaarplan te maken. Submissie is een combinatie van inzichten van Margaret Wheatley, de consentbesluitvorming van de sociocratie van Gerard Endenburg.
Tactiek
Met de Submissie tactiek kun je inhoudelijk creatief scheppen, beleid maken voor een jaar, en tegelijkertijd een beeld krijgen van de organisatorische aspecten die een goede uitvoering belemmeren. Daarom heet Subsissie ook tactiek. De workshop helpt de leidinggevende de afstand tussen strategische visie en missie ontwikkeling te overbruggen richting operationeel management.
2 tot 4 personen ideaal
Volgens Margaret Wheatley ontstaan de beste managementideeën altijd in kleine groepjes van twee tot vier personen. Deze ideeën worden vervolgens in een organisatie opgepakt en verder uitgewerkt. In de Submissie tactiek wordt dit uitgangspunt verder ontwikkeld door kleine groepjes van maximaal vier personen in een gezellige omgeving te plaatsen. Deze personen worden onder het genot van een drankje en een hapje, met op de achtergrond een gezellig café muziekje, gevraagd om hun ideeën, actieplannen, te voorziene belemmeringen, voorwaarden en inspiraties op een aantal lege speelkaarten te schrijven.
Consent
Vervolgens worden deze kaarten in verschillende workshoprondes, waarbij de samenstelling van de tafeltjes voortdurend wisselt. De kaarten worden geschut en daarna gesorteerd. Door middel van drie kritische vragenrondes worden de kaarten uitgesplitst. Als op de vraag door iedereen van een groepje van maximaal vier personen met een zogenaamd consent geantwoord kan worden, wordt een kaart op een apart afgesplitst stapeltje geplaatst. Consent betekent dat er niet iemand is die bezwaar heeft tegen afsplitsing op een apart stapeltje. Als er maar iemand is die inhoudelijke argumenten heeft tegen afsplitsing, dan blijft het kaartje op de stapel. Zo ontstaan na drie selectierondes dus vier stapeltjes met door de deelnemers ingevulde belemmeringen, inspiraties, acties en voorwaarden.
SUB
De stapel SUB is alleen van invloed op operationele zaken en bevat aanwijzingen voor de uitvoering van strategische doelen, inspiraties, belemmeringen en voorwaarden. Deze zouden op de werkvloer zonder tussenkomt van de bestuurders van de organisatie zondermeer opgepakt moeten kunnen worden, omdat er al afspraken over gemaakt zijn. Huishoudelijke zaken, gewoon doen.
MIS
De stapel MIS is van invloed op tactische doelen, deze zijn in wezen als beleid ooit wel afgesproken maar nog niet tot operationele omzetting gekomen. Op de agenda van het werkoverleg zetten of nu in actie zetten.
SIE
De stapel SIE is van invloed op strategische doelen, inspiraties, belemmeringen en voorwaarden. Hier moet, samen met de directie van de organisatie, nieuw beleid voor ontwikkeld worden, zodat het past binnen missie, visie en doelstelling.
Bezieling
Het stapeltje dat overblijft bevat de omstreden ideeën, voorwaarden, acties, belemmeringen en inspiraties. In deze stapel zit de bezieling
van de afdeling samengevat. Nu wordt het spannend om met deze inhoud een proces in te gaan voor het volgende jaar. Als dat lukt zonder
mensen te ontkennen heb je een enthousiast team bij elkaar met een heel inspirerend jaar voor de boeg.
Jan de Vrieze, Natuur en Milieu Overijssel: " Ik had niet gedacht dat je zo snel tot nieuwe leuke ideeën zou kunnen komen. En ze zijn ook
nog uitvoerbaar ook. Iedereen is zeer tevreden."
Smarttest
Om de ideeën uit het overgebleven stapeltje niet verloren te laten gaan worden de kaarten verdeeld en weer in kleine groepen omgewerkt tot actieplannen.
Deze actieplannen moeten SMART zijn. Specifiek, meetbaar, akkoord, realistisch en tijdgebonden.
Na een plenaire presentatie wordt gezamenlijk overlegd hoe de plannen eventueel geselecteerd kunnen worden en volgt een laatste test met SMARTEST.
Zijn de overgebleven actieplannen specifiek, meetbaar, akkoord, realistisch, tijdgebonden, evalueerbaar, sociocratisch met consent besloten en terugkoppelbaar.
Met de laatste drie EST testvragen worden de plannen voorzien van een cyclische procesbewaking, zowel inhoudelijk als in tijd en budget, zodat iedereen
zeker weet dat dit het beste plan is dat deze groep personen onder deze omstandigheden had kunnen bedenken. De uitkomst van een workshop Submissie
tactiek kan dus rekenen op volledig draagvlak en unanieme besluitvorming voor de uitvoering.
Extra tijd
In de praktijk is gebleken dat op het strategisch en tactisch niveau vrij snel bestaande plannen gerevitaliseerd kunnen worden en nieuwe
plannen ingepast kunnen worden. Echter, het omzetten in SMARTEST acties vergt, ook door onervarenheid van personen in een organisatie,
extra inspanning en aandacht.
Het operationeel maken van de laatste stapel kost meer tijd dan gemiddeld. Maar die extra tijd staat in verhouding met de besparing van tijd
een aandacht op de eerste drie stapeltjes met kaartje met acties waar al consent voor is verkregen.
Voordelen
Voordelen van deze workshop zijn: creatief, iedereen heeft inbreng, het is veilig voor iedereen, er wordt in kleine wisselende groepen gewerkt, het is gezellig en ontspannen;
Terug bij af
Nadelen van deze workshop vorm zijn: de leidinggevende moet met de resultaten van de workshop aan de slag en moet daarvoor van te voren
dekking hebben van zijn leidinggevenden!
Door de workshop vorm ontstaat er namelijk zelfsturing en zelflerend vermogen. Als je die ontkiemende teamkwaliteit daarna niet blijft voeden groeit het niet verder en ben je terug bij af.
Ervaringen
- "Het mooie van de kaartjes is dat ze aan iemand gegeven worden die de taak krijgt er over te ontfermen, dit is een soort ritueel waarbij de problemen ook ergens op 'een bordje' komen te liggen."
- "Het delen van de termen en steeds uitleggen van de betekenis dringt door tot iedereen. De termen krijgen hierdoor een gemeenschappelijke betekenis. Het is sociaal constructivisme in de hoogste vorm."
- "Iedereen is in het proces gelijkwaardig, van bestuurslid tot en met de laagste rang."
Gerelateerde pagina's
Versnellingskamer
Delphi methode
Meer dan 50 andere denktechnieken »
Meest bekeken
Metaforen
SWOT-analyse
Beelddenken
Denkpetten De Bono
